Einsatzmöglichkeiten

Betriebliche Einsatzmöglichkeiten – Beispiel

Über die folgende Story vermitteln wir unsere Vision des Einsatzes und der Umsetzung des Web 2.0-basierten Instandhaltungssystems (ILS) in „eingeschwungenem Zustand“. Im Rahmen des Projekts werden mögliche Chancen und Hindernisse sowie Rahmenbedingungen für die Realisierung geprüft und der notwendige Change Prozess begleitet.

Vision „Instandhaltung als fachbereichsspezifische Dienstleistung“

Carsten zieht sein Laptop näher zu sich. Heute muss er erst zur Mittagsschicht des Fachbereichs in Halle 10 kommen. …

… Er hat also Zeit, seine Hausaufgaben – wie er es für sich nennt – zu machen. Als erstes checkt er seine Mails, dann loggt er sich in den Trecker ein. Damals, im DILI-Projekt, als sie das System entwickelt und eingeführt haben, haben sich alle gewundert, wieso die Computer-Fritzen von Treckern reden. Schließlich verkaufen sie ja keine Landmaschinen. Schnell wurde dann geklärt, dass es sich um Tracker handelt, spezielle Software zum Verwalten und Bearbeiten von Anfragen und Fehlermeldungen. Aber da hatten sich alle schon an die Trecker gewöhnt und so ist der Name geblieben. Sie haben damals sogar entschieden, bunte Traktoren als Symbole im System zu benutzen.

Offene Instandhaltungsaufträge

In seinen Mails hat Carsten schon gesehen, dass es aktuelle, offene Instandhaltungsaufträge (IHAs) gibt. Außerdem will er seinen vorgesehenen Einsatz am Nachmittag vorbereiten. Zuerst sieht er sich die Instandhaltungsaufträge an. Die meisten von ihnen sind in Bearbeitung durch Kollegen. Bei einem muss er nur noch die korrekte Einordnung und Verschlagwortung bestätigen, um es zu schließen. Ein neuer IHA ist über Nacht hinzugekommen, es ist als „Irgendetwas stimmt nicht“ gekennzeichnet. Als sie damals im Projekt die Kennzeichen für die IHAs festgelegt haben, fanden viele dieses Merkmal albern. Schließlich seien ja alle Beteiligten Fachleute und könnten gefälligst Fehler gleich richtig beschreiben. Zum Glück ist dieses Merkmal aber in der Liste geblieben. Zuerst haben es nur die Azubis benutzt und manchmal geschah es wirklich aus Unkenntnis. Aber dann gab es gleich zweimal IHAs mit „Irgendetwas stimmt nicht“, die sich als Hinweise auf schwerwiegende Probleme entpuppten. Durch ihre frühzeitige Meldung konnten teure Stillstände und Reparaturen vermieden werden. Seitdem werden die „Irgendetwas stimmt nicht“-Instandhaltungs­aufträ­ge sehr ernst genommen. Da noch kein Kollege diesen IHA angesehen hat, ruft Carsten es sich auf. Der Einsteller ist ihm persönlich unbekannt, offensichtlich ein Mitarbeiter aus dem dortigen Fachbereich. Er hat an „seiner“ Maschine, die im System abgebildet ist, ein virtuelles Post-it hinterlassen und ein Video eingestellt. Mehr ist auch zunächst nicht notwendig, denn die Informationen über den Fachbereich, dessen Maschinen, ihre Einsatzbedingungen und ihre „Geschichte“ (Einführung, Wartung, Reparaturen usw.) sind selbstverständlich im Trecker gespeichert. Carsten sieht sich das Video an. Es ist offensichtlich mit einem Smartphone gemacht. Anfangs gab es hier Sicherheitsbedenken, aber der damals eingeführte Steuerkreis hatte gleich die IT-Seite im Boot und man suchte gemeinsam nach praktikablen Lösungswegen. Seit damals haben sich Smart­phones fast überall als Endgeräte durchgesetzt. Dieser Fachbereichsmitarbeiter scheint ein versierter Filmer zu sein. Er hat nicht nur die Schalttafel samt Display, wo er den Fehler vermutet, aufgenommen, sondern zeigt auch die gesamte Anlage und ihre Umgebung, so dass Carsten sich ein gutes Bild machen kann. Zudem hat der Kollege seine Aufnahmen ausführlich kommentiert, so wie er einem Kollegen das Problem auch zeigen und schildern würde. Offensichtlich war er in der Nachtschicht aber alleine und hat sich deswegen für das Eröffnen eines IHAs entschieden. Auch Carsten findet die Anzeigen der Anlage im ersten Moment merkwürdig. Er wechselt daher zur Abbildung der Maschine und lässt sich den Schaltplan einblenden. Zudem ruft er in der Anlagendoku die Liste der vorgesehenen Störungsanzeigen auf. Auf Anhieb findet er keine Erklärung. Leider hat der Fachbereich auch keine Fernwartung, so dass er sich nicht direkt in die Anlage einloggen kann. Daher macht er eine kurze Anmerkung im IHA und bittet so den Fachbereich, das Anlagenprotokoll einzustellen. Diese Meldung wird automatisch an den IHA-Einsteller und dessen Schichtmeister gesendet. Außerdem schickt Carsten eine Nachricht an seinen Azubi Max. Er soll damit anfangen, dem Instandhaltungsauftrag Schlagworte zuzuordnen. Dies ist eine unglaublich gute Übung, denn so lernt Max zum einen typische Störungen kennen und zum andern, sie mit dem richtigen Fachvokabular zu beschreiben. Außerdem wird der Trecker als Wissensspeicher immer wertvoller, denn die Schlagworte verbinden unterschiedliche Informationen untereinander, auch theoretische Grundlagen werden so angebunden. Selbstverständlich wird sich Carsten Max‘ „Tags“ – so werden die Schlagworte im Trecker genannt – später ansehen und sie mit ihm durchgehen. Mehr kann Carsten hier im Moment nicht tun. Vorsichtshalber setzt er den Status des IHA aber auf „Achtung“ – symbolisch gekennzeichnet durch einen roten Trecker.

Vorbereitungen für den Nachmittag

Nun kann Carsten sich der Vorbereitung seines vorgesehenen Nachmittagseinsatzes widmen. Er sieht sich noch einmal die Einsatzplanung an. Früher gab es dafür eine andere Software, aber seitdem der Trecker für ihre Arbeit unverzichtbar geworden ist und selbst die Entwicklungsabteilung ihn benutzt, sind auch Einsatzplanungen und Kundenverträge hier zugänglich. Bei dem Einsatz handelt es sich um eine reguläre Inspektion, im Trecker sind keine besonderen Vorkommnisse verzeichnet. Die Verantwortung für diese Anlage liegt bei Carstens Firma, sie ist damit nicht nur Anlagenbauer sondern gleichzeitig auch Instandhaltungsdienstleister. Nicht die Maschine wurde für diesen Fachbereich gekauft, sondern ihre Verfügbarkeit. Stillstände würden also sehr teuer kommen. Vorsichtshalber lässt er sich noch aktuelle Daten der gleichen Maschine in anderen Fachbereichen anzeigen, obwohl Carsten glaubt, es ohnehin im Kopf zu haben. Tatsächlich arbeitet die Maschine sehr zuverlässig, nur ein Steuerungsmodul scheint öfter Macken zu haben. Er nimmt sich vor, es besonders genau zu prüfen.

Nun hat Carsten noch Zeit für einen Kaffee und für seine eigene Weiterbildung. In ein paar Wochen wird sein Fachgespräch zum Abschluss und Nachweise seiner Qualifizierung als Service­spezialist Elektrotechnik stattfinden. Dafür muss er noch die Dokumentation vervollständigen. Zudem hat er nächsten Freitag das letzte Gespräch mit seiner Lernbegleiterin. Sie haben beim letzten Treffen schon vereinbart, dass sie sich dieses Mal die ursprüngliche Zielvereinbarung ansehen und besprechen wollen, welche Ziele er erreicht hat, welche nicht und was sich im Laufe der Zeit wichtiges geändert hat. Zusätzlich nimmt Carsten sich vor, auf jeden Fall das Thema Umgang mit schwierigen Kollegen anzusprechen. Immer wieder gerät er insbesondere mit älteren Meistern aneinander. Deswegen will er sein eigenes Handeln noch einmal kritisch beleuchten.

Aber heute kümmert er sich erst einmal weiter um die Dokumentation. Das „große“ Pro­jekt, seine Prozesse als verantwortlicher Elektrotechniker bei Aufbau und Einführung einer großen neuen Anlage bei einem neuen Kunden, hat er zum Glück schon fertig. Nun geht es noch darum, typische Prozesse aus dem täglichen Geschäft, also Service und Reparaturen, darzustellen. Im Trecker lässt er sich dazu alle IHAs des letzten halben Jahres anzeigen, an denen er beteiligt war. Er wählt einige besonders typische aus, an denen er viel gelernt hat und die auf jeden Fall den geforderten Arbeitsprozessen und Kompetenzen entsprechen. Im Großen und Ganzen kann er für seine Dokumenta­tion Texte und Material aus den Instandhaltungsaufträgen übernehmen. An einigen Stellen erläutert er kurz noch den Zusammenhang oder stellt sein eigenes Vorgehen etwas genauer dar, damit die Prüfer es nachvollziehen können. Damit ist seine Dokumentation fertig. Carsten schickt sie per Mail an seinen Kollegen, der ihm während der Qualifizierung fachlich mit Rat und Tat zur Seite gestanden hat und bittet ihn noch einmal um Feedback.

Der Nachmittag

Mittlerweile ist es auch höchste Zeit, sich auf den Weg zu machen. In dem Fachbereich empfängt ihn der Anlagenverantwortliche, Herr Kraschnitz. Wie vereinbart wird die Mittagsschicht auf der Anlage heute später beginnen, damit Carsten zwischendurch seine Inspektion durchführen kann. Heute geht es nur um die Überprüfung der Steuerung und der Elektronik. Herr Kraschnitz hat keine Hiobsbotschaften und Carsten ist über den Stand ja bereits informiert. Daher loggt er sich in den Trecker ein und lässt sich durch die vorgesehene Standardprozedur führen. Er kennt sie für diese Anlage zwar auswendig, aber so kann er jeden Schritt gleich im Inspektionsprotokoll abhaken. Nach der optischen Prüfung, dem Durchmessen und den Standardtests spielt er noch ein Update für die Steuerung auf. Auch hier vor Ort scheint mit der Anlage alles ok zu sein. Selbst das problematische Steuerungsmodul arbeitet einwandfrei. Also kann Carsten die Inspektion und damit auch das Protokoll abschließen. Eine entsprechende Nachricht bekommen dann alle, die es brauchen automatisch vom System. Herr Kraschnitz als Anlagenverantwortlicher loggt sich gleich selbst ein – auch er benutzt sein Smartphone – und zeichnet das Protokoll gegen. Mittlerweile treffen auch die Kollegen der Mittagsschicht ein, sie können die Anlage jetzt wieder wie geplant in Betrieb nehmen.

Herr Kraschnitz lädt Carsten noch auf einen Kaffee in die Meisterbude ein. Stolz erzählt er ihm, dass er neuerdings zu einem Team gehört, dass die Möglichkeiten für den Einsatz neuer Werkstoffe prüft. Für deren Verarbeitung ist die jetzige Anlage aber leider nicht geeignet, deswegen seien sie auf der Suche nach neuen Lösungen. Carsten hört interessiert zu. Zwar versteht er nicht sehr viel von Werkstoffen, aber er weiß, was moderne Anlagen, zumal die seiner eigenen Firma, leisten können. Daher schlägt er Herrn Kraschnitz ein Gespräch mit seiner Kollegin Iris vor. Sie ist Prozessmanagerin Produktionstechnologie und verantwortet die Schnittstelle zwischen Service und Entwicklung. Herr Kraschnitz ist prinzipiell einverstanden, will sich aber seinerseits noch mit seinen Kollegen abstimmen. Zum Abschied vereinbaren sie daher, möglichst bald einen Termin auszumachen.

Wieder zurück an seinem Schreibtisch telefoniert Carsten zunächst mit Iris. Wie erwartet ist sie sehr interessiert, Innovationen in Zusammenarbeit mit den Fachbereichen zu entwickeln ist seit jeher ihre Stärke. Sie kann Carsten auch erklären, worin eigentlich die Schwierigkeiten bei der Verarbeitung der neuen Werkstoffe bestehen, über die Herr Kraschnitz gesprochen hat. Dann loggt Carsten sich ein letztes Mal in den Trecker ein.

Kurz vor dem Feierabend

Das „Irgendetwas stimmt nicht“-Ticket mit dem Video vom Vormittag steht immer noch auf rot. Zwar hat ein Kollege einen Verweis auf ein geschlossenes Ticket angebracht, das ein ähnliches Verhalten bei einer anderen Maschine beschreibt und sich als harmlos herausgestellt hatte, aber der Fachbereich hat das angeforderte Anlagenprotokoll noch nicht eingestellt. Carsten zieht den IHA daher in seine To-Do-Liste für den nächsten Tag und schickt dem Kollegen, der den Verweis angebracht hat, eine Terminanfrage für ein Telefonat. Vielleicht lässt sich die Sache dann ja sehr schnell klären. Danach beantwortet er zwei Fragen eines anderen Kollegen zu einer speziellen Steuerung, für die er der Experte innerhalb der Firma ist. Außerdem schreibt er noch eine Notiz über seine Gespräche mit Herrn Kraschnitz und Iris ins „Sammelsurium“. KVP oder gar „betriebliches Vorschlagswesen“ war ihnen damals bei der Entwicklung des Treckers zu formal gewesen, auf regelmäßiges Bloggen wollte sich aber auch niemand festlegen lassen. Deswegen hatten sie sich für das Sammelsurium entschieden. Hier kann jeder, so oft oder so selten er möchte, Notizen oder Anmerkungen zu (be)merkens­werten Dingen hinterlassen. Ein Kollege postet hier regelmäßig Dilbert Comics, ein anderer, der gerne liest, verweist auf Neuigkeiten aus der Fachpresse. Die meisten machen es wie Carsten: sie schreiben ab und an etwas über ungewöhnliche Anfragen der Fachbereiche oder interessante Ideen. Mittlerweile haben sich daraus schon einige Projekte und Kooperationen innerhalb der Firma sowie mit Kunden ergeben. So hat sich das Sammelsurium (das im Trecker selbstverständlich über Suche und Schlagworte erschlossen wird) mittlerweile zur Technologie- und Marktbeobachtungs-Schnittstelle weiterentwickelt. Nachdem er noch die neuesten Einträge der anderen gelesen hat, macht Carsten dann endlich Feierabend.